Rekstur LV og UFS þættir

Hér er fjallað um rekstur LV með tilliti til UFS viðmiða; umhverfisþátta, félagslegra þátta og stjórnarhátta. Umfjöllunin byggir meðal annars á UFS leiðbeiningum Nasdaq nr. 2.0, útgefnum í febrúar 2020. Sjóðurinn hefur skrifstofur í Reykjavík og eru UFS þættir vegna þeirrar starfsaðstöðu skoðaðir. Þetta er fjórða árið sem LV miðlar upplýsingum um UFS þætti reksturs.

Rétt er að vekja athygli á að þessi umfjöllun snýr aðeins að rekstri en ekki eignasöfnum. Sjóðurinn getur einna helst beitt sér fyrir mildun umhverfisáhættu (e. Climate risk) með markvissu eftirliti og stýringu eignasafna sem fjallað er um í kafla V um ábyrgar fjárfestingar.

Umhverfisþættir og verndun loftslags

LV leggur áherslu á að draga úr óæskilegum umhverfisáhrifum starfseminnar og stuðla að jákvæðum áhrifum á starfsfólk, samstarfsaðila og aðra haghafa. Starfsemi og rekstur skrifstofu sjóðsins hefur óveruleg umhverfisáhrif. Við greiningu og uppgjör vegna losunar gróðurhúsalofttegunda er byggt á svonefndum GHG staðli (e. The Greenhouse Gas Protocol). Samkvæmt staðlinum er mælingum skipt í umfang:

Umfang 1 mælir beina losun frá kjarnastarfsemi.

Umfang 2 mælir óbeina losun vegna orkukaupa.

Umfang 3 sem nær til annarrar óbeinnar losunar.

Við útreikninga var stuðst við losunarstuðla frá birgjum. Losunarstuðlar umfangs 2 byggjast á stuðlum frá Veitum og ON. Við útreikninga á umfangi 3 var notast við losunarstuðul Umhverfisstofnunar fyrir úrgang, reiknivél Icelandair fyrir flug og meðalútblástur fólksbíla frá Orkusetrinu fyrir árið 2022. Orkustjórnunarkerfi hefur ekki verið innleitt fyrir reksturinn.

Fyrir ferðavenjur starfsfólks var notast við upplýsingar úr könnun meðal starfsfólks þar sem meðal annars var spurt um ferðamáta, vegalengdir og fjölda daga sem viðkomandi mætir til vinnu á ári. Það er breyting frá fyrri mælingum þar sem notast var við ákveðnar forsendur, meðal annars um vegalengd og fjölda starfsfólks sem er á rafmagnsbíl eða nýtir sér aðra samgöngumáta en einkabíl. Með betri upplýsingum er hægt að gefa gleggri mynd af losunarkræfni gróðurhúsalofttegunda vegna aksturs starfsfólks til og frá vinnu (umfang 2) og útskýrir það þann mun sem er frá ári til árs. Þá hefur einnig verið aukning í að starfsfólk nýti sér fjarvinnustefnu sjóðsins og vinni að hluta til heima. Fleira starfsfólk nýtur nú einnig samgöngustyrkinn og færst hefur í aukana að starfsfólk sé á rafmagnsknúnum ökutækjum.

Losun gróðurhúsalofttegunda

Engin bein losun reiknast af rekstri sjóðsins. Sjóðurinn á engar bifreiðar og reiknast því engin bein losun vegna eigin ökutækja og eldsneytiskaupa.

Óbein losun, sem fellur til undir umfangi 2, reiknast vegna rafmagns- og vatnsnotkunar á skrifstofu. Önnur óbein losun, sem fellur til undir umfangi 3, sýnir losun vegna úrgangs, reiknaðar tölur vegna ferðavenja starfsfólks til og frá vinnu og ferðir á vinnutíma, flugferðir og utanlandsferðir. Tölur vegna úrgangs eru áætlaðar út frá heildarúrgangi og fjölda starfsfólks. Áhersla er lögð á flokkun úrgangs sem fellur til í rekstri LV.

Starfsfólk flokkar og skilar til endurvinnslu raf- og rafeindatækjum sem eru ekki lengur notuð við rekstur. Prentský hefur verið notað til margra ára til að minnka pappírsnotkun og unnið er markvisst að því að uppfæra ferla sem minnka pappírsnotkun. Fylgst er með pappírsnotkun og hún mæld. Pappírsnotkun var vantalin árin 2020 og 2021 þar sem láðist að taka með þann pappír sem notaður er við þjónustu þriðja aðila. Töluverður pappír er notaður til að senda út lífeyrisyfirlit sem sjóðnum er skylt samkvæmt lögum að senda á pappír tvisvar á ári. Einungis um tíundi hver hefur afþakkað að fá slíkt yfirlit á pappír en yfirlit eru aðgengileg á sjóðfélagavef LV. Pappírsnotkun var 366.555 blaðsíður árið 2022 samanborið við 370.050 bls. árið 2021. Minnkandi pappírsnotkun má helst rekja til þess árangurs sem náðst hefur með auknu vægi stafrænna ferla við afgreiðslu erinda hjá sjóðnum.

Við rekstur mötuneytis eru matvæli nýtt vel til að draga úr matarsóun. Starfsfólk skráir sig í mat fyrir hvern dag vikunnar og þannig er leitast við að hafa nákvæmari upplýsingar fyrir matarinnkaupin. Leitast er við að lágmarka úrgang og það sem fellur til endurvinnslu er flokkað.

Förgun úrgangs er sameiginleg með annarri starfsemi í húsinu og útreikningar miðast við hlutfall LV af fjölda starfsmanna. Vegna eðlis starfsemi LV má reikna með að minni úrgangur falli til vegna starfseminnar heldur en t.d. frá verslunum í húsinu. Hins vegar vantar áreiðanlegar tölur svo hægt sé að taka það með í reikninginn. Umfang 3 er því byggt að verulegu leyti á áætluðum tölum.

Terra annast förgun úrgangs og mælingar.

Félagslegir þættir

LV leggur áherslu á að sjóðurinn sé fyrirmyndarvinnustaður, skipaður öflugri liðsheild sem býr yfir góðri þekkingu, reynslu og hæfni. Stefnur og lykilferlar mannauðs eiga að styðja við heilbrigt starfsumhverfi þar sem velferð og öryggi starfsfólks er í fyrirrúmi. Á árinu 2021 voru kynnt leiðarljós nýrrar stefnu sjóðsins til 2030. Þau lúta að áherslum í daglegri starfsemi sjóðsins. Á liðnu ári var áfram unnið að innleiðingu stefnunnar þar sem sérstakar áherslur voru lagðar á starfsþróun og forvarnarstarf.

Fræðsla

Á vordögum 2022 var fræðsluáætlun mótuð út frá þeim þörfum sem starfsfólk tilgreindi í fjórum vinnustofum. Fræðslustarf hófst aftur eftir nokkurt hlé á haustdögum og var þá byggt á niðurstöðum úr vinnustofunum. Áhersla hefur verið lögð á nýliðaþjálfun, fræðslu tengdri fjármálum, góðum samskiptum og málefnum sem snúa að aukinni vellíðan og hafa nokkur námskeið verið sérsniðin að slíku. Fræðslustundirnar voru að mestu byggðar á staðnámi en þó hafa einhver námskeið verið stafræn. Þá hefur starfsfólk einnig sótt fræðslu hjá hinum ýmsum aðilum.

Meginmarkmið fræðsluáætlunar:

• Bæta öryggi í rekstri
• Virkt forvarnarstarf
• Styðja við hlítni við lög og reglur
• Auka þekkingu
• Auka starfsánægju
• Auka færni og hæfni starfsfólks
• Auka öryggi á vinnustað

Heilsa og öryggi

Á árinu var gengið til samstarfs við Vinnuvernd um aðgengi að sálfræðiþjónustu handa starfsfólki og er það liður í því að stuðla að bættri heilsu, andlegri og líkamlegri. Reglulegar heilsufarsmælingar eru í boði sem og boð í inflúensusprautur. Þátttaka er sem fyrr mjög góð í heilsufarsmælingu en á árinu 2022 nýttu 70% sér mælinguna en 68% árið áður. Iðjuþjálfi heimsækir sjóðinn reglulega til að leiðbeina um rétta líkamsstöðu við störf. Starfsfólk fær reglulega þjálfun og fræðslu um öryggismál, brunavarnir og viðbrögð við bruna. Ýmsir styrkir eru í boði hjá sjóðnum, meðal annars til að efla þátttöku í heilsusamlegri hreyfingu.

Ekki hefur verið stofnuð sérstök öryggisnefnd í samræmi við reglugerð um skipulag og framkvæmd vinnuverndarstarfs á vinnustöðum. Skipulag vinnuverndunarstarfs hefur verið á höndum mannauðsstjóra sem hefur tekið á móti tilkynningum en engin vinnuslys eru skráð fyrir árið 2022. Ráðið verður bót á fyrirkomulaginu en fyrirhuguð kosning öryggisfulltrúa úr hópi starfsfólk er á dagskrá á vordögum.

Framúrskarandi teymi

Hjá sjóðnum vinnur samheldinn hópur sem býr yfir mikilli þekkingu. Starfsfólki hefur fjölgað í samræmi við aukið umfang starfseminnar og flóknara starfsumhverfi. Nýtt starfsfólk hefur fært sjóðnum nýja þekkingu og breiðari sýn. Þetta eykur getu LV til að sinna hlutverki sínu og takast á við áskoranir sem fylgja örum vexti og síbreytilegu starfsumhverfi. Starfsmannavelta hefur aukist. Ástæður þess geta verið margvíslegar líkt og fram kemur í starfslokasamtölum sem bjóðast þeim sem kjósa að hætta störfum. Markmið slíks samtals er að draga lærdóma og meta hvar og hvernig hægt sé að gera betur í starfseminni og draga þannig úr starfsmannaveltunni. Vel gekk að ráða nýtt starfsfólk og ánægjuefni hversu vel gekk að manna stöður öflugu starfsfólki líkt og raun ber vitni. Hjá sjóðnum er ekki um að ræða starfsfólk í hlutastarfi né í verktöku eða í ráðgjöf. Það má þó nefna að sjóðurinn hefur ráðið til sín háskólanemendur í afleysingar á orlofstímanum og hafa slík tímabundin störf stundum leitt til fastráðningar að námi loknu.

Hjá sjóðnum er lögð áhersla á mikilvægi þess að stjórnendur veiti starfsfólki endurgjöf á sín störf og vinni þannig markvisst að þróun mannauðs sjóðsins. Starfsmannasamtöl eru skipulögð þrisvar á ári og hefur hvert samtal sitt þema.

Stjórnarhættir

Áhersla er á góða stjórnarhætti við stefnumótun og daglega stjórnun. Haghafar fá upplýsingar um stjórnarhætti sjóðsins í árs- og sjálfbærniskýrslu og stjórnarháttayfirlýsingu sem er birt á vef sjóðsins. Stjórnarháttayfirlýsing árið 2022 byggir á gildandi lögum og reglum. Þar er sérstaklega litið til þeirra ákvæða laga nr. 129/1997 sem lúta að stjórnarháttum lífeyrissjóða, ákvæðum samþykkta sjóðsins, reglum FME þar um, m.a. reglum nr. 335/2015 um ársreikninga lífeyrissjóða og 6. útgáfu leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja útgefnum af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland og Samtökum atvinnulífsins.

Starfskjör

Stjórn setur starfskjarastefnuna sem staðfest er á ársfundi og birt á vefsíðu sjóðsins. Stefnan byggir á samþykktum lífeyrissjóðsins, sjónarmiðum sem koma fram í leiðbeiningum um góða stjórnarhætti og meginreglum sem liggja til grundvallar 79. gr. a í lögum nr. 2/1995 um hlutafélög. Stefnan er hluti af reglum sem leggja grunninn að góðum stjórnarháttum LV, verðmætasköpun og þjónustu við sjóðfélaga. Hún hefur einnig þann tilgang að gera sjóðinn að eftirsóknarverðum vinnustað þar sem starfar hæft og reynt starfsfólk. Þetta er grundvöllur þess að rekstur sjóðsins sé samkeppnisfær og í samræmi við bestu viðmið.

Starfskjör hjá sjóðnum byggja fyrst og fremst á föstum greiðslum og eru launaákvarðanir í samræmi við gæðakerfi launa sem hefur hlotið vottun í samræmi við jafnlaunastaðalinn ÍST85:2012. Stjórnarlaun eru föst krónutala sem er endurskoðuð árlega í samræmi við samþykktir sjóðsins. Stjórnendur eru á föstum heildarlaunum. Ekki er greitt fyrir aukavinnu nema í undantekningartilfellum. Í ráðningarsamningum annars starfsfólks kemur fram hvort um sé að ræða föst heildarlaun eða laun þar sem greitt fyrir yfirvinnu. Kaupaukar eru því hvorki hluti af starfskjörum stjórnar né starfsfólks. Starfsfólk eruð aðilar að stéttarfélagi og eru kjör ákvörðuð út frá kjarasamningum og gildandi starfskjarastefnu.

Siðareglur og aðgerðir gegn spillingu

Stjórn lífeyrissjóðsins og starfsfólk hans er meðvitað um þá ábyrgð sem fylgir umsjón með fjármunum sjóðfélaga. Til að gæta að hæfisreglum, réttri meðferð fjármuna og þáttum eins og spillingu og mútumálum hafa verið settar margþættar reglur sem starfsfólki ber að fara eftir í störfum sínum fyrir sjóðinn.

Helstu stefnur og reglu sem hafa verið settar:

• Siða- og samskiptareglur fyrir starfsfólk og stjórnarmenn. Reglurnar eiga að styðja við vönduð vinnubrögð, draga úr hættu á hagsmunaárekstrum og auka öryggi í meðferð fjármuna sjóðsins. Í reglunum er m.a. fjallað um góða starfshætti, hagsmunaárekstra, meðferð trúnaðarupplýsinga, gjafir, boðsferðir og starfstengdar ferðir.
• Reglur um uppljóstrun vegna mögulegra svika eða misferlis starfsfólks.
• Reglur um viðskipti stjórnar og starfsfólks með fjármálagerninga.
• Reglur um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

Sjóðurinn leggur áherslu á fagmennsku, áræðni og samviskusemi. Þetta birtist m.a. í vandaðri eigna- og áhættustýringu, eftirfylgni með fyrirtækjum sem fjárfest er í og áherslu á góða stjórnarhætti. Lífeyrissjóðurinn gerir kröfu um að fyrirtæki sem hann fjárfestir í fylgi lögum og reglum sem gilda um starfsemi þeirra og virði þannig lagareglur og viðmið um siðferði og sporni við hvers kyns spillingu.

Í viðskiptum við birgja LV er leitast við að velja birgja sem starfa eftir sömu gildum og sjóðurinn. Þá er m.a. litið til siðferðis, gæðamála, öryggismála og hugbúnaðarferla. Ekki hafa verið settar formlegar siðareglur fyrir birgja rekstrar.

Persónuvernd

Í starfsemi LV er nauðsynlegt að vinna með ýmis konar persónuupplýsingar sem varða m.a. sjóðfélaga. Sjóðurinn safnar persónuupplýsingum um sjóðfélaga fyrst og fremst til að uppfylla skyldur sínar á grundvelli heimildar/skyldu í lögum, kjarasamnings eða á grundvelli annarra lögmætra hagsmuna sjóðsins.

LV hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sjóðfélaga sjóðsins. Sjóðurinn skuldbindur sig til að vinna persónuupplýsingar um sjóðfélaga löglega, af sanngirni og gagnsæi. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang hennar.

Sjóðurinn leggur áherslu á að starfa í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf hverju sinni. Í því skyni voru persónuverndarreglur sjóðsins settar í maí 2018 en þær byggja á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Lífeyrissjóðurinn hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa til að hafa umsjón með eftirfylgni persónuverndarreglna. Persónuverndarreglurnar eru aðgengilegar á vef sjóðsins.

Öryggisstefna sjóðsins er í gildi og nær til meðferðar og varðveislu gagna. Hún á að tryggja örugga meðferð og varðveislu upplýsinga sem hafa þýðingu fyrir starfsemi sjóðsins. Eftirlitsaðgerðir, sjálfvirk vöktun og neyðaráætlun sjóðsins miða að því að lágmarka áhrif rekstraratvika á upplýsingakerfi og eiga að taka á alvarlegri rekstraratvikum með endurheimt upplýsingakerfa.